Les conférences font partie intégrante de la vie professionnelle. Elles offrent également l’occasion d’apprendre des meilleurs dans le domaine et de mettre en place un réseau de contacts.
Mener à bien une conférence peut pourtant s’avérer difficile sans une bonne préparation préalable.
Dans le cas d’une conférence multilingue avec des intervenants étrangers, l’interprète doit être encore davantage préparé.
Mais il est bon de garder à l’esprit qu’un imprévu peut toujours arriver, l’interprète doit donc s’adapter à la situation et à ses conséquences.
Pour que tout se passe pour le mieux, être serein et paraître détendu sont des clés pour assurer le bon déroulement d’un évènement.
En effet, organiser une réunion multilingue requiert plusieurs éléments primordiaux.
Cet article propose 10 conseils pour devenir le meilleur hôte de conférence multilingue.
Guide du meilleur hôte de conférence multilingue
Un programme bien mené assurera le déroulement sans accroc de l’évènement. Voici 10 conseils pour bien administrer votre conférence multilingue.
Préparer la salle de conférence en avance
Arriver en avance à la salle de conférence constitue la première étape pour une conférence réussie.
Assurez-vous que votre équipe soit présente en avance dans la salle pour finaliser les préparatifs avant l’arrivée de tout le monde.
Occupez-vous de la décoration, de l’ameublement et de l’équipement informatique. Variez les styles pour inclure différentes cultures.
S’adapter aux besoins des conférenciers
Confiez à l’un des membres de votre équipe l’accueil et l’accompagnement des conférenciers.
Si possible, rencontrez-les aussi en personne avant l’évènement pour faire plus ample connaissance. Vous pourrez ainsi briser la glace et faciliter les échanges.
Assignez peut-être un interprète pour les conférenciers qui ne parlent pas une langue internationale.
Simplifier l’inscription des invités
Postez une unité de votre équipe à l’entrée pour enregistrer les nouveaux arrivants : scanner leur ticket, leur servir des verres de bienvenue, leur donner des badges, etc.
Vérifiez que les tickets et les scanners fonctionnent pour éviter des problèmes techniques.
Faciliter l’orientation des invités
Placez suffisamment de panneaux pour que les invités se repèrent facilement. Différenciez les membres de votre équipe avec différents uniformes selon leur tâche.
Chaque couloir, chaque rangée et chaque siège devra être numéroté et facile à repérer, et ce, dans plusieurs langues.
Vos invités pourront ainsi naviguer dans les locaux sans se tracasser.
Asssurer l’animation
Gardez vos invités impliqués dans la conférence afin qu’ils ne s’ennuient ou ne se désintéressent pas.
Adaptez le programme autour de l’interactivité et proposez des séances de questions/réponses au terme de chaque intervention, ou concevez en amont des quiz sur la présentation.
Faciliter le déroulement de l’évènement en engageant des traducteurs
Les traductions sont essentielles pour le succès d’une conférence multilingue.
Pour accueillir efficacement votre audience, assurez-vous que des traducteurs et interprètes de différentes langues soient présents à la conférence. Créez un environnement propice à l’interprétation.
Utilisez des cabines d’interprétation qui contribuent à l’isolation du son et permettent aux interprètes de travailler sans perturbation extérieure.
Enregistrer les moments forts de la conférence
Créez des souvenirs de l’évènement en engageant des photographes et des équipes de tournage.
Capturez cette expérience enrichissante à l’intention des invités et des intervenants qui pourront ainsi partager leurs références.
Vous pourrez garder cet enregistrement pour vos archives ou les utiliser pour mettre en valeur vos conférences.
Partager l’évènement sur les réseaux sociaux
Les réseaux sociaux sont des médias de choix pour la promotion de vos évènements.
Renforcez votre visibilité avec la création de hashtags pour votre évènement et multipliez les partages sur différentes plateformes.
Vous attirerez de nouveaux spectateurs et pourrez décrocher de nouvelles offres d’emplois pour organiser des conférences.
Comme vous présenterez des intervenants étrangers, vous pourrez les mentionner dans vos publications afin de les introduire à votre audience et de potentiellement attirer une audience d’une autre langue.
Optimiser le planning de la conférence
Comme chacun sait, le temps est une denrée rare, il est donc bon de garder à l’esprit ce facteur tout au long de la conception du planning.
Assurez-vous d’attribuer une durée précise pour chaque activité et respectez le planning à la lettre.
Rappelez régulièrement à vos intervenants le délai dont ils disposent pour leur présentation ou proposez-leur un prompteur affichant leur temps restant afin qu’ils adaptent leur discours et terminent à l’heure sans frustration.
Partir en dernier
Une fois le programme terminé, il incombe à votre équipe et vous de rester pour ranger les locaux et de vous assurer que les équipements soient débranchés.
Les locaux doivent être tels que vous les avez trouvés avant l’évènement.
Récupérez et signalez tout matériel ou objet oubliés par des intervenants et des invités.
Conclusion
La clé pour réussir sa conférence multilingue est la préparation. Le plus important est d’assurer que les équipements soient à disposition des équipes techniques et des traducteurs.
Si les invités ne remarquent pas tout le soin que vous avez apporté à la préparation de la conférence, vous avez fait du bon travail.
